Spring naar content

Minder administratieve lasten en betere kwaliteit van gegevens forensische zorg

25 augustus 2020

Minder administratieve lasten en betere kwaliteit van gegevens: dat is het doel van het digitaliseren van de plaatsingsbrief forensische zorg en de daarop volgende administratieve uitwisseling van gegevens.

Voor de digitale uitwisseling van plaatsingsgegevens is een Vektis berichtenstandaard beschikbaar, analoog aan hoe dit werkt in de WLZ, JW en WMO. Om de implementatie in goede banen te leiden, is betrokkenheid van de zorgaanbieders van groot belang. DJI nodigt alle gecontracteerde zorgaanbieders uit om hierbij betrokken te zijn bij de invoering van de berichtenstandaard in processen en systemen, zodat de doelen zo goed mogelijk behaald kunnen worden.

Huidige situatie

In de huidige situatie van plaatsing van een justitiabele bij een zorginstelling voor forensische zorg gaat communicatie met DJI over die plaatsing veelal handmatig. Er wordt gewerkt met pdf’s, Excels en mails om gegevens over de plaatsing bij een zorgaanbieder overeen te laten stemmen met die gegevens bij DJI. Dit alles kost veel tijd en brengt risico’s met zich mee voor de kwaliteit van de gegevens. Dit heeft o.a. nawerking in facturatie- en betalingsprocessen.

Toekomstige situatie

Om dit proces te verbeteren wil DJI gaan werken met een systematiek van geautomatiseerde berichtuitwisseling analoog aan de Wlz, Jeugdwet en Wmo, te weten een aanmeldings- en een plaatsingsbericht (FZ821) en een daaropvolgende start zorg melding (FZ823) en einde zorgmelding of andere mutaties (FZ825) – zie (www.vektis.nl/standaardisatie/standaarden).

Realisatie in de keten

Om te kunnen werken met het digitaal plaatsingsbesluit conform deze standaard, is het nodig dat de systemen van ketenpartijen worden aangepast, te weten IFZO bij DJI, de Berichtenservice bij Vecozo en de EPD’s van zorgaanbieders. Om dit in samenhang tussen ketenpartijen voor elkaar te krijgen, is er een werkgroep in het leven geroepen voor de begeleiding van de realisatie en de ketentesten. Daarin kunnen alle partijen, met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheden, deze realisatie goed aansturen.

Voor zorgaanbieders is het nodig om richting hun softwareleverancier bij voorkeur in onderlinge afstemming hun opdrachtgevende rol in te vullen en te bewaken dat de realisatie tijdig plaatsvindt. Enkele, maar nog niet alle softwareleveranciers zijn betrokken.

Implementatie

Voor de implementatie wordt een hybride model gehanteerd: na initiële ingebruikname van de berichten zal het gedurende een overgangsperiode mogelijk blijven om volgens de bestaande werkwijze te werken. De duur van die overgangsperiode moet nog worden vastgesteld. DJI kiest dus niet voor een ‘big bang’ implementatie.

Planning

De beoogde ingebruikname van de standaard is vanaf Q2 2021. Dit wordt voorafgegaan door ketentesten die vanaf februari 2021 plaatsvinden. Data zijn onder voorbehoud; een definitieve planning is in opbouw.

Doe mee!

Om alle zorgaanbieders in staat te stellen zo goed en zo snel mogelijk gebruik te kunnen maken van de nieuwe berichtenstandaard en daarmee de administratieve laten te verlagen wil DJI iedereen van harte uitnodigen om bij het project Digitaliseren Plaatsing betrokken te zijn. Aansluiten bij de werkgroep betekent het bijwonen van een maandelijkse bijeenkomst (momenteel online via Microsoft Teams) en het uitvoeren van activiteiten waarover in de werkgroep afspraken worden gemaakt. Daarbovenop komen activiteiten naar de eigen organisatie en afstemming met de softwareleveranciers, al dan niet in samenhang met andere gebruikers van die leverancier.

De eerst volgende (online) werkgroep is op 1 september 2020 (10:00 – 12:00 uur).

Aanmelden voor de werkgroep kan bij Judith van Gulijk (j.v.gulijk@dji.minjus.nl; 06-23443067). Mocht je hierover meer willen weten, dan kun je contact opnemen met Teun Oosterbaan (t.oosterbaan@dji.minjus.nl; 06-53584222) of Pieter Veefkind (p.veefkind@dji.minjus.nl; 06-22666945)

Wil je hierover van gedachten wisselen met Valente? Neem dan contact op met Tonny van Hensbergen.